poniedziałek, 8 marca

Organizacja branżowego eventu

Branżowe eventy takie jak np. konferencje w Krakowie w ICE są organizowane z powodów marketingowych. Otwierają one wiele nowych możliwości dla danej marki. Organizacja takiego wydarzenia nie jest wcale taka prosta, ponieważ wymaga podjęcia wielu działań, począwszy od planowania, realizacji i monitoringu pozostałych składników. Przedsięwzięcie to zjada wiele stresu, wysiłku oraz pracy. Najtrudniejszym momentem podczas całej organizacji jest ten przed eventem. Czym kierować się podczas organizacji branżowego wydarzenia?

Klucz to dobra organizacja

Bez prawidłowej organizacji i złożenia różnych czynników w jeden harmonijny element, przygotowanie eventu jest nie lada wyzwaniem. Główną rolę ogrywa zgrana praca zespołowa, która bazuje na kreatywnym podejściu i niekończących się pomysłach. Tutaj trzeba wykazać się umiejętnością planowania oraz przewidywania przeróżnych scenariuszy. Bez systematycznej pracy, ogromu cierpliwości i dużych wysiłków zorganizowanie konferencji branżowej nie będzie możliwe.

Plan przygotowań

Jest to dobre rozwiązanie, które jasno i konkretnie wyznaczy obowiązki i zadania poszczególnym osobom, nadając przy tym ramy czasowe. Sprawi to, że plan działania będzie dla wszystkich przejrzysty i każdy będzie wiedział co wchodzi w obszar jego obowiązków. Taki plan zmotywuje nie tylko do systematycznych działań, ale i realizowania działań we właściwym czasie, nie powodując żadnych opóźnień.

event branzowy

Termin branżowego wydarzenia

W organizacji prac najważniejsze jest ustalenie konkretnego terminu, w którym ma odbyć się konferencja. Musi być to powiązane z profilem i tematyką imprezy. W innym terminie i czasie będzie miała miejsca konferencja tematyczna, a w innym uroczysta gala. Termin ten musi być także dyktowany uczestnikami, których chcemy zaprosić. Bardzo ważne jest sprawdzenie, czy w tym czasie planowane są również inne wydarzenia i eventy.

Lokalizacja – konferencje w Krakowie, Wrocławiu czy Sopocie?

Ogromne znaczenie podczas organizowania imprezy branżowej jest jej lokalizacja. Istotne jest to czy będą to konferencje w Krakowie, Wrocławiu czy w Sopocie. Miejsce, w którym ma odbyć się event powinno przyciągać wzrok, prezentować się odpowiednio i dopasowywać się do charakteru wydarzenia. Ponadto należy zadbać o to, by było w miarę dostępne komunikacyjnie, posiadać parking dla gości oraz być wyposażone w odpowiednie meble oraz sprzęt.

Zaproszenia i kanał komunikacyjny

To, o czym absolutnie nie można zapomnieć to wysłanie zaproszenia i wszelkich szczególnych informacji związanych z planowanym wydarzeniem. Wiadomości powinny być co jakiś czas aktualizowane na wybranym kanale, umożliwiającym bezpośredni kontakt z zaproszonymi gośćmi. Niezawodną formą jest tutaj Internet. Zaproszenia wysyła się właśnie za pośrednictwem poczty elektronicznej, a czasem i tradycyjnej. Bardzo pomocne jest posiadanie bazy mailingowej.

Wszelkie detale odnośnie planowanej konferencji branżowej powinny znaleźć się na odrębnej stronie internetowej, bądź koncie w mediach społecznościowych. To miejsce, w którym umieszcza się aktualne informacje, formularz rejestracyjny czy program.

Dodaj komentarz